Beställarens och projektledningens engagemang är den viktigaste förutsättningen för ett lyckat projekt. Detta gäller alla projekt.
General- och totalentreprenaderna tillämpas i stor utsträckning och dess för- och nackdelar är kända för de flesta. En sak har de gemensamt, beställaren måste ta fram ett mer eller mindre omfattande förfrågningsunderlag för att få ett anbud.
I Sverige genomförs ett starkt växande antal projekt i ett närmare och öppnare samarbete med beställaren. Det är att bygga i samverkan.
Här menas att beställaren med egen eller inhyrd kompetens samlar de viktigaste deltagarna, parterna, för projektet så tidigt som möjligt.
Lagen om offentlig upphandling LOU är inget hinder för detta.
Tillsammans undertecknas samverkansavtalet, det moraliska kontraktet, som säkerställer styrbarhet och flexibilitet på ett smartare sätt än de gamla entreprenadformerna.
Samverkansavtalet gör det möjligt för de viktigaste parterna i avtalet
- Att vara medpart och inte motpart till beställaren
- Att utnyttja kontinuerligt kunskapsuppbyggnad under hela projekttiden.
- Att förstå målet i stället för att fastna på ett fast pris.
- Att få människor att arbeta effektivare.
- Att ha trevligare tillsammans
Här kommer projektledningens kompetens in i bilden.
Det viktigaste beställarstödet är projektledarens förmåga
- Att upphandla de viktigaste kompetenserna så tidigt som möjligt
- Att med stor flexibilitet och strategi styra samarbetet mot beställarens mål
- Att vara engagerad, lyhörd och generös i sin kommunikation med beställaren, projektgruppen och entreprenörer.
- Att vara kunnig och förstå process såväl som olika discipliner och deras betydelse för projektet.
Oavsett om det gäller traditionella entreprenader eller att bygga i samverkan tillämpas projektledningens hörnstenar som ger Beställaren största möjliga överblick och insyn och därmed kontroll över sitt projekt.
Dessa hörnstenar inbegriper projektets delprocesser:
- Övergripande styrning
- Omfattning och avgränsningar
- Hanterandet av ändringar
- Organisationen – kommunikation
- Inköp
- Ekonomisk styrning
- Tidsstyrning
- Kvalitets- och miljökrav
- Riskbedömningar
Projektledaren har verktygen och ansvaret för den administration som detta kräver.
Genom att bygga i samverkan ökar fördelarna då de viktigaste kompetenserna är tidigt kontrakterade. Det ger:
- Beställaren största möjliga handlingsfrihet, påverkan och tid för beslut
- Tidig fördel av specialisters kunskaper
- En totalt sett kortare tidsplan då flera aktiviter kan ske parallellt
- Minimala effekter av sena ändringar
- Bättre ekonomisk kontroll med strategiskt genomfört arbete
- Beställaren mesta möjliga värde för sina investeringar.
Genom att bygga i samverkan och med rätt mäniskor blir alla stolta över målet som uppnås. Människorna är viktiga, lika så ett systematiserat arbetssätt med tydliga skedesindelningar, avstämningsstationer, som minskar risken för kostsamma effekter av tidiga suboptimeringar. Denna balansgång är unik i varje projekt och ju bättre denna bild klargörs för deltagarna desto tydligare framstår målet för alla. Första gången görs detta i en inledande Workshop.